Bez względu na to w jakiej branży pracujesz i jak dużym zespołem zarządzasz, najprawdopodobniej jedną z rzeczy, na które najczęściej narzekasz jest brak czasu. Pracujesz w nieustannym pośpiechu, odbywasz wiele spotkań i rozmów w ciągu dnia, rozwiązujesz problemy pracowników, realizujesz liczne zadania i projekty, a w międzyczasie musisz podejmować szybkie i często spontaniczne decyzje. I mimo to bardzo często zostajesz po godzinach, żeby „podgonić robotę”, „ogarnąć papiery”. Taki tryb pracy generuje coraz większe zmęczenie i może prowadzić do wypalenia zawodowego. Jeśli chcesz to zmienić sprawdź najpierw, jakie trzy błędy najprawdopodobniej popełniasz.
1. Wykonujesz zbyt wiele czynności jednocześnie.
W pracy nieustannie przechodzisz od jednego zadania do drugiego albo wykonujesz kilka czynności jednocześnie. W niektórych zadaniach jest to bardzo efektywna strategia, np. zwykle bez problemu jesteśmy w stanie jednocześnie rozmawiać przez telefon, sprawdzać pocztę, słuchać radia i popijać kawę. Jednak gdy któraś z tych czynności okaże się priorytetowa, np. natkniemy się na pilnego maila od naszego przełożonego, to nasza uwaga ogniskuje się już tylko na tym mailu, a pozostałe zaczynają odgrywać rolę dystraktorów. Wtedy o wiele rozsądniej jest skupić się na rzeczy najważniejszej i wyłączyć z pozostałych. Multitasking nie jest bowiem dobrym rozwiązaniem przy wykonywaniu trudnych i angażujących zadań. Tak naprawdę nie wykonujemy ich równolegle w tym samym czasie, tylko przełączamy naszą uwagę w bardzo szybkim tempie z jednego zadania na drugie. To powoduje znaczny wzrost wykorzystania naszych zasobów poznawczych, z czym wiąże się szybsze zmęczenie, spowolnienie reakcji i spadek jakości naszej pracy. Prowadzi to również do tzw. „gonitwy myśli” polegającej na problemach z utrzymaniem koncentracji na jednej rzeczy przez dłuższy czas.
2. Nie ustalasz priorytetów.
Wykonywanie kilku zadań jednocześnie wynika najczęściej z innego zaniedbania menedżerów, a mianowicie braku priorytetów. Oczywiście, że wszystkie zadania, jakie masz do wykonania, są ważne, ale bezwzględnie musisz nauczyć się określania tych NAJważniejszych. I nie może ich być zbyt dużo. Optymalną liczbą są trzy cele dziennie, które znajdą się na szczycie twojej listy Do Zrobienia. I tu przechodzimy do obowiązkowego(!) sporządzania takiej listy. Możesz ją robić na papierze, w kalendarzu, w formie elektronicznej, ustawić przypomnienia – jak ci jest najwygodniej – byleby lista zawsze była na wyciągnięcie ręki. Dla opornych bardzo pomocne może być w przygotowaniu listy zadań wyobrażenie sobie, że przygotowujesz ją dla kogoś, kto ma cię jutro w pracy zastąpić – na pewno wówczas bez problemu przygotowałbyś wykaz kilkunastu zadań i wiedziałbyś, czego w pierwszej kolejności ta osoba ma dopilnować. Właśnie taki spis rób codziennie dla siebie. Przestań pracować w pamięci, która bywa zdradliwa i łatwo wymazać z niej ważne sprawy do załatwienia. W dodatku, zbyt obciążona, również obniża nasze zasoby poznawcze, które moglibyśmy wykorzystać efektywniej na inne działania.
Bardzo ważne jest również, żeby określić, ile czasu potrzebujemy na wykonanie konkretnego zadania i trzymać się tego. Prawda jest taka, że rzeczy do załatwienia zajmują nam tyle czasu, ile na nie przeznaczamy. Jeśli na swojej liście zapiszesz zadanie „odpowiadanie na maile” bez określenia przedziału czasowego, to możesz odpisywać na nie kilka godzin. Jeśli jednak przeznaczysz na to np. 40 minut i przez ten czas skupisz się maksymalnie na tym jednym zadaniu, to tyle właśnie ci to zajmie.
I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz: unikaj tzw. „złodziei czasu”. Mogą to być długie narady, niepotrzebnie przeciągane rozmowy telefoniczne, bezustannie przychodzące maile, wiadomości itp. Nawet połowa twojego czasu pracy może być marnowana na zajęcia, nieprzynoszące znaczących rezultatów. Warto przyjrzeć się im bliżej, zmodyfikować, wyeliminować, lepiej kontrolować.
Pamiętaj: jeśli ty nie zaplanujesz swojego czasu, to ktoś inny ci go zaplanuje.
3. Nie delegujesz mniej istotnych zadań.
Jeżeli uważasz, że tylko ty najlepiej wykonasz dane zadanie, nie ufasz swoim pracownikom i nie delegujesz uprawnień, to w efekcie takiej postawy będziesz, lub już jesteś, obarczony tak dużą liczbą obowiązków, że nie wystarcza ci czasu i sił na ich realizację. Obawy przed delegowaniem uprawnień są naturalne, jednak dla dobra swojego i firmy musisz zacząć to robić. Tylko nie w sytuacjach kryzysowych, pod presją wykonania pilnego zadania, uważając takie postępowanie za zło konieczne, ponieważ pracownika również trzeba odpowiednio przygotować do przyjęcia nowych obowiązków. Problem z delegowaniem zadania często zaczyna się już na etapie jego przekazania. Menedżerowie zwykle uważają, że tu kończy się ich rola, a zapominają o konieczności przygotowania delegowanej osoby do wykonania tego zadania oraz kontrolowania jego realizacji. Delegowanie uprawnień również wymaga wysiłku z twojej strony – musisz być bacznym obserwatorem i poznać predyspozycje, umiejętności możliwości swoich podwładnych. Wysiłek ten przyniesie ci jednak wiele korzyści, przede wszystkim odciąży cię od pracy rutynowej, mającej niewielkie znaczenie dla firmy, lecz koniecznej do wykonania. Dzięki temu będziesz mógł skoncentrować swoją uwagę na obszarach, które decydują o sukcesie firmy i jej konkurencyjności.
Delegowanie ma również istotny wpływ na rozwój pracowników oraz włączanie ich w rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji. Ponadto zwiększa ich zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności, czyli jedne z najbardziej pożądanych i wysoko cenionych cech pracownika.
Być może powiesz, że już nie raz próbowałeś zastosować się do tego typu rad i nie zadziałało. Jeśli jednak wciąż masz poczucie tkwienia w tym samym miejscu, to przeanalizuj swoje działanie raz jeszcze. Czy faktycznie zastosowałeś sugerowane zmiany w swoim fizycznym otoczeniu? Czy zapisałeś i monitorowałeś ułożony przez siebie harmonogram, czy raczej miałeś go w głowie i próbowałeś działać „z pamięci”? To się nie sprawdzi. Musisz wyjść z dotychczasowej roli i stać się na jakiś czas swoim własnym obserwatorem. Przyjrzyj się swojemu rozkładowi dnia po raz kolejny. Rozpisz dokładnie ile czasu i na co przeznaczasz, zastanów się z czego mógłbyś zrezygnować, co usprawnić, a co przekazać do innym. Spróbuj zastosować metody, których do tej pory nie stosowałeś. I nie zniechęcaj się – zmiana jest procesem, który wymaga cierpliwości i wyrozumiałości dla samego siebie.
